Berichtspflicht

Sie sind  zur Abgabe der folgenden Unterlagen verpflichtet. Falls die Dokumente nicht vollständig und fristgerecht bei uns eingehen, kann der an Sie ausgezahlte Erasmus+ Mobilitätszuschuss zurückgefordert werden!

Vor dem Auslandstudium

Erasmus Grant Agreement

Vor Beginn Ihres Auslandsstudiums erhalten Sie vom International Student Office Ihr Grant Agreement (Ihr Erasmus+ Vertrag) und eine Erklärung zum Versicherungsschutzes zur Unterzeichnung. Bitte reichen Sie die unterschriebenen Originale im International Student Office ein, damit die Auszahlung Ihres Erasmus+ Mobilitätszuschusses in die Wege geleitet werden kann.

Eine weitere Voraussetzung für die Auszahlung des Erasmus+ Mobilitätszusschusses ist, neben der Zusage der Gasthochschule, dass uns eine Kopie Ihres mit allen Unterschriften versehenen Learning Agreements Teil 1 "Before Mobility" vorliegt.

Verbindliche Auflage vom DAAD

Sie werden vom DAAD vor Beginn Ihres Auslandsaufenthaltes eine Aufforderung erhalten, an einem Online Sprachtest teilzunehmen, wenn Ihre Unterrichtssprache entweder Bulgarisch, Dänisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch, oder Ungarisch ist (Stand April 2017, weitere Sprachen nach Verfügbarkeit). Bitte folgen Sie den Anweisungen. Das Ergebnis dieses Tests hat keinen Einfluss auf Ihre Erasmus+ Förderung oder Ihre Bewerbung bei der angehenden Gasthochschule. Er ersetzt auch nicht das DAAD Sprachzeugnis, das Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen ist.

Bei Fragen zum Sprachtest wenden Sie sich bitte an Sandra Bösel (s.boesel@ostfalia.de)

 

Zu Beginn Ihres Auslandsstudiums

Erasmus+ Learning Agreement Teil 2 "During Mobility"

Änderungen in Ihrer Kurswahl müssen auf dem Learning Agreement Teil 2 eingetragen werden. Das LA Teil 2 sollte vor Ablauf von 7 Wochen nach Vorlesungsbeginn an Ihrer Gasthochschule von allen Seiten unterschrieben sein. Es reicht aus, wenn Sie die Unterschriften eingescannt per E-Mail einholen. Bitte senden Sie uns dann eine eingescannte mit allen Unterschriften versehene Version per E-Mail zu. Dieses Schriftstück gilt für den DAAD als Vertrag und sollte immer auf dem aktuellsten Stand sein. Bitte senden Sie uns bei Änderungen im Learning Agreement unaufgefordert eine aktuelle mit allen Unterschriften versehene Kopie (Teil 1 und 2) zu.

Zum Ende Ihres Auslandsstudiums

Es ist unbedingt notwendig, dass Sie die folgenden Abschlussunterlagen (siehe Download-Center) fristgerecht und vollständig beim International Student Office kurz vor oder nach Abschluss Ihres Erasmus+ Studienaufenthaltes per Email einreichen. Ansonsten müssen wir den Erasmus+ Mobilitätszuschuss leider von Ihnen zurückfordern.

Zu diesen Formularen zählen:

  • Transcript of Records in Kopie (Übersicht über die an der Gasthochschule erzielten Noten)
  • Letter of Confirmation in Kopie (Abschlussbescheinigung mit Angabe des genauen Zeitraumes Ihres Auslandsstudiums)
  • Learning Agreement Teil 3 "After Mobility" mit  der Unterschrift Ihres Prüfungsausschusses an der Ostfalia in Kopie (siehe Infoschreiben im Download-Center) / Learning Agreement Teil 1 und evtl. auch Teil 2 in Kopie sollten uns bereits vorliegen (siehe weiter oben)
  • Erfahrungsbericht in zweifacher Ausfertigung per E-Mail
    1. elektronisch in einer anonymisierten Version   
    2. elektronisch mit Ihrem Namen versehen

Die entsprechenden Erasmus+ Formulare und Informationsschreiben finden Sie in unserem Download-Center.

Bei Auslandsaufenthalten im Sommersemester (bzw. Studienaufenthalten über 2 Semester) müssen die Unterlagen spätestens bis zum 1. Juli, bei Auslandsaufenthalten im Wintersemester müssen die Unterlagen spätestens bis zum 28. Februar im International Student Office eingegangen sein.  

Bitte reichen Sie die erforderlichen Unterlagen fristgerecht im International Student Office ein. Wenn Originale verlangt werden, leiten Sie diese bitte direkt an uns weiter. Wenn Kopien verlangt werden, reicht es aus, wenn Sie eine eingescannte Version per E-Mail an die folgende E-Mailadresse senden: ch.storm@ostfalia.de

Nach Ihrer Rückkehr wenden Sie sich bitte zwecks Anerkennung Ihrer im Ausland erzielten Leistungen mit dem Transcipt of Records der Gasthochschule und Ihrem Learning Agreement Teil 1 bzw. 2 an den Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät. Die Anerkennung der Studienleistungen liegt in der Verantwortung der Fakultäten. 

Verbindliche Auflagen vom DAAD

  • DAAD Online Survey: Erasmus Mobility Tool+:  Kurz vor Ende oder nach Ende Ihres Auslandsaufenthaltes erhalten Sie eine Aufforderung des DAAD per E-Mail zur Erstellung eines Online Studierendenberichtes. Bitte folgen Sie unbedingt dieser Aufforderung. Die Beantwortung der Fragen ist bindend für alle Erasmus+ Studierenden. Der DAAD benötigt diese Angaben für seine neue Datenbank, das sogenannte Mobility Tool+. Bitte überprüfen Sie auch Ihren Spamordner dahingehend, da diese Aufforderungs-E-Mail in einigen Fällen auch dort gelandet ist. Es ist möglich, dass über das Mobility Tool+ ein zweiter Bericht über den Erfolg der Anerkennung akademischer Leistungen angefordert wird. Bitte folgen Sie auch dann den Anweisungen.
  • Kurz vor oder nach Ende Ihres Auslandsaufenthaltes, wie bereits vor Beginn Ihres Auslandsaufenthaltes, werden Sie vom DAAD die Aufforderung erhalten, an einem Online Sprachtest teilzunehmen, wenn Ihre Unterrichtssprache entweder Bulgarisch, Dänisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch, oder Ungarisch ist (Stand April 2017, weitere Sprachen nach Verfügbarkeit). Bitte folgen Sie den Anweisungen. Der DAAD möchte sich auf diese Weise ein Bild davon machen, inwieweit sich das Sprachniveau durch einen Auslandsaufenthalt verbessert hat.

Nichterfüllung der Leistungen

Sollten Sie die im aktuellen Learning Agreement festgelegten Leistungen im Ausland nicht erfüllen treten die folgenden Regelungen in Kraft:

Eine Rückzahlung des Erasmus+ Mobilitätszuschusses ist in der Regel nicht nötig.

Einschränkungen:

  • Unter 10 ECTS muss eine unaufgeforderte Erklärung von Ihnen erfolgen, warum eine so geringe Anzahl an ECTS erreicht wurde (evtl. wegen Sprachbarriere, Kurse nicht stattgefunden, Krankheit)
  • Bei 0 ECTS entscheidet die Fakultät darüber, ob Sie Ihren Erasmus+ Mobilittätszuschuss zurückzahlen müssen
  • Bezüglich der Regelung Fehlversuche wenden Sie sich bitte an Ihre Fakultät        

Falls Sie ein Aufenthaltsstipendium Ihrer Fakultät erhalten, müssten Sie sich auf jeden Fall an Frau Haufe wenden, da dafür ggfs. auch bestimmte Auflagen gelten: s.haufe@ostfalia.de          

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