Was bei rund 30 °C in Spanien begann, wurde bei frostigen Temperaturen in Finnland fortgesetzt: Der fachliche Austausch von Angehörigen von insgesamt vier Hochschulen aus Deutschland und Finnland. Ihr Fokus: Lösungen und Konzepte für die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung. Die Beteiligten der Ostfalia freuen sich nun auf einen weiteres Treffen in Deutschland.

Am Anfang stand die Teilnahme an der Erasmus „International Staff Training for Financial & Administration Staff“ in Valencia (Spanien) vom 7.bis 9. Mai 2019. Hier tauschten sich der Leiter des Dezernats für Finanzen und Controlling der Ostfalia, Christoph Sabothe und sein Teamkollege Christian Köhn insbesondere mit sechs weiteren Kolleginnen und Kollegen der Hochschule Düsseldorf sowie der Aalto University (Helsinki) und der HAMK (Häme University of Applied Sciences) intensiv über die Verwaltungsabläufe ihrer Hochschulen aus. Dabei wurde deutlich, dass die finnischen Hochschulen ihre Verwaltungsprozesse bereits seit vielen Jahren verstärkt digital abwickeln. Ein guter Grund, dies mit den skandinavischen Kolleginnen und Kollegen in ihrer Heimat konkreter zu erörtern.

So kamen im November (6.-9.11.) bei minus 8°C und Schnee nahezu alle beteiligten Fachkräfte der vier Hochschulen in Hämeenlinna (Finnland) wieder zusammen. Diesmal ebenfalls mit dabei war der hauptamtliche Vizepräsidenten der Ostfalia, Dipl.-Ing. Volker Küch M.A., bei dem das Vorhaben auf große Zustimmung traf.

Im Mittelpunkt der Gespräche zwischen den Angehörigen des Finanzdezernats der HAMK (insbesondere Johanna Närhi, Mikko Tuomas, Toni Pulliainen und Erna Lepola), des Finanzdezernats Düsseldorf (Kai Russo, Christian Schmitz) und des Controllings der Aalto Universitiy (Lotta Timonen, Dept. Communications & Networking/School of Electrical Engineering) standen vor allem Ist-Zustand und neue Zielsetzungen in nahezu allen für sie relevanten Finanzbereichen (Rechnungsworkflow, Beschaffung, Reisekosten, Projektmanagement, Budgetierung). Dabei ging es letztlich stets um den Einsatz von digitalen Lösungen für die dazugehörigen Verwaltungsvorgänge. „ Wir haben unsere Prozesse verglichen und festgestellt, dass die finnischen Kolleginnen und Kollegen deutlich weniger gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen haben als wir hier in Deutschland. Trotzdem konnten wir aus einigen Bereichen `Best Practice´-Beispiele ableiten und für unsere geplanten Änderungen in den Abläufen nutzen“, berichtet Finanzexperte Christoph Sabothe. Begünstigt wird dies nach seiner Einschätzung u.a. dadurch, dass die Größe und die Strukturen der beteiligten Hochschulen recht ähnlich sind.

Ein weiteres Treffen in Deutschland, aus dem eventuell eine umfangreichere fachliche Kooperation und Vernetzung entstehen soll, ist für das kommende Jahr bereits in Planung.